• Ragnar Õun Tartu Ülikooli Pärnu Kolledži haridustehnoloog
• Marge Kusmin Tallinna Tehnikaülikooli Avatud Ülikooli Haridustehnoloogia talituse juhataja

ZOHO on Google Docs&Spreadsheets’i analoog ehk kontoritarkvara, mida ei pea oma arvutisse installeerima ja mille abil on võimalik lihtsalt oma dokumente ka jagada. Erinevus on selles, et kui googles ongi vaid (nagu nimigi ütleb) tekstiredaktor ja tabelarvutus, siis ZOHO’s on lisaks neile kahele veel esitlusprogramm Zoho Show, projektitarkvara Zoho Projects, Zoho Creator andmebaaside rakenduste loomiseks, Zoho Planner oma ajaressursi planeerimiseks ja lõpuks veel ka Zoho Wiki ja Zoho Chat, teadagi milleks. Ühesõnaga natukene rohkem võimalusi.

Tavaliselt tähendab selliste tarkvarade kasutamine seda, et tuleb minna mingile veebilehele, ennast sisse logida ja veebilehitsejas töötada vastavas keskkonnas. See variant on ka ZOHOs - lähed aadressile zoho.com, registreerid ja kasutad. Lihtne. Aga ZOHO’l on veel kaks lihtsamat varianti. Näiteks kui teil juba on millegi pärast oma arvutis MS Office tarkvara ja te olete sellega hirmsasti ära harjunud ja parem kasutaksite seda, aga samas tahaksite sõpradega ikkagi oma dokumente jagada. Pole hullu, zoho pakub teile võimalust installeerida väike zoho plugin, mis loob teie MS Office programmidesse neli uut nuppu (zoho, open, save, add), millede abil saate oma dokumente nüüd nii online kui ka offline olukorras kasutada. Ja kolmas võimalus on kasutada vidinat nimega desktopize widget of zoho, mille abil luuakse teie desktopile zoho writeri, Sheet´i ja Show ikoonid ja te saate neid kasutada nagu eraldi online programme, mitte aga ei pea neid kasutama oma veebilehitsejas. Kusjuures sümpaatne on veel see, et programm teavitab sind ka viimastest uuendustest, mis on aset leidnud pärast sinu viimast kasutust. Aga ka see pole veel kõik. Hetkel on Zoho välja toomas veel kolme uut rakendust: Zoho Meeting - veebikonverentside jaoks; Zoho Notebook - elektrooniline märkmik, kuhu on lihtne koondada erinevaid märkmeid (nii tekstilisi, pildilisi, audio kui ka video - analoogiline MS OneNote´ga) ja Zoho Mail, mis peaks siis peale emaili kliendi sisaldama ka kalendrit, linkide kogumit, kontakte jmt. Kõik kolm on hetkel veel private beta staadiumis, aga kui Zoho Meetingu ja Notebooki kohta saab vaid videosi vaadata, siis Zoho Maili saab juba ka täitsa ise proovida (demo versioonis, mitte igapäevases töös).

Kokkuvõtvalt võib öelda, et Zoho on sotsiaalse tarkvara pakett, mis sisaldab: tekstitöötlus-, tabelarvutus- ja esitlusvahendit, wikit, märkmikku, koosolekute planeerijat, projektihaldustarkvara, klientide andmebaasi haldamispaketti, aja planeerimise keskkonda, jututuba ja e-posti teenust.

Viimase kahe kuuga on Zoho tarkavara paketis pakutavad teenused kahekordistunud, seetõttu ei ole eelnev loetelu lõplik.

Muudatustest teavitamine

Kui programmis on tehtud muudatusi, kas on lisandunud uusi võimalusi või on olemasolevaid muudetud, siis antakse muudatustest sisselogimisel teada.

Kasutajakonto loomine

Kuna Zoho tarkvarapaketti kuulub erinevate programmeerijate loodud tarkvara, siis on vaja eraldi kasutajakontot igale programmile, kasutajanimi ja parool võivad olla kõikides programmides samad, kuid programmi kasutuselevõtmisest on vaja zoho-meeskonda teavitada. Pärast registreerumist saadetakse e-postiga kiri registreerumise kinnituse kohta.

Kasutajakonto loomiseks kliki paremas serval oleval kirjal – Sign Up. Avanevas aknas on vaja sisestada:

• kasutajanimi,
• e-posti aadress,
• parool,
• parooli kordus,
• pildil kujutatud tekst (näites: V6DB) ning
• seejärel klikkida nupul "I accept. Create account", kinnitamaks, et olete ülalpool toodud tingimusi lugenud ja nõustute nendega.

Pärast registreerumist saadetakse eelmises aknas antud e-posti aadressile teade Zoho-konto loomise kohta. Kui 7 päeva jooksul ei kinnita konto loomist (ei kliki kirjas oleval lingil), siis loodud konto kustutatakse.

ZohoWriter – tekstiredaktor

Zoho Writer on tekstitöötlusprogramm, mis lisaks tavapärasele kujundamisele annab võimaluse sünkroonseks koostööks ja oma dokumentide publitseerimiseks.

Vaikimisi on avanev aken jagatud kaheks:

• „failipuu” ja
• redigeerimisaken.

„Failipuu” on jagatud 5-6-ks osaks

Kui faile ei ole jagatud, siis loetelus esimest (Participants) jaotust ei ole.

Klikkides vasakpoolses aknas oleval failinimel, ilmub vastav fail parempoolsesse aknasse ja seda on võimalik parandada, täiendada, kujundada jne.

Dokumentide redigeerimisel saab kasutada sarnaseid võtteid varasemast tuttavate tekstiredaktoritega – alustades tavapärasest lõikamisest/liimimist, lõpetades sisukorra loomisega.

ZohoWriter’ile iseloomulikud omadused

• Kõikjalt redigeeritav
  Faili saab avada, töödelda, jagada sõltumata arvutikasutaja asukohast.
• Dokumentide loomine ja töötlemine vastavalt oma soovile
  Luua, töödelda, kujundada kasutades WYSIWYG (mida näed, see on ka tulem) vahendit.
• Dokumentide sünkroonne (reaalajas) töötlemine koostöös kolleegidega
  Samaaegselt mitme kasutaja lubamine.
• Ühilduvus (import/eksport)
  Olemasolevate dokumentide importimine: Microsoft Word (DOC), OpenOffice text (ODT & SXW), HTML, RTF, JPG, GIF & PNG files. Faile saab eksportida nii MS Office kui ka OpenOffice formaati, lisaks veel PDF, RTL jm.

• Failide jagamine (Share)
  Failide jagamine - kas ainult sõpradele või kõikidele.

Jagamisel saadetakse ülemisesse aknapoolde sisestatud aadressile e-kiri, mille pealkirjaks on (pildil) kahe akna vahele jääv tekst (nt. Document Shared to You) ja sisuks tekst, mis on alumises aknas.

Jagamisel saab määrata õigused - kas dokumenti saab ainult vaadata või ka töödelda (Read Only, Read/write).

Akna allservas on näha kellele ja missugused õigused on jagatud, kas neid õiguseid on kasutatud ja vajadusel jagamine lõpetada.

• Failide avaldamine (Publish)
  Kui on soov muuta oma töö kõikidele vaadatavaks, nii et seda näeksid ka need, kes ei ole Zoho kasutajad, siis on Zoho Writeris selleks parim moodus avaldamine. Avaldamine annab ainult vaatamise õiguse, mitte redigeerimise võimalusi.

Avaldatud materjali saab kasutada ZohoAjaveebis (Post to Blog), omaette dokumendina (Public info) või lisada materjal mõnele kodulehele või väljaspool Zoho’t olevasse ajaveebi (Doc Roll). Kui on soov avaldamine lõpetada, siis on selleks kolmas valik (Cancel Public Shareing).

• Märksõnade (Tags) lisamine
  Sotsiaalse tarkvara üks tunnus on märksõnad, mille abil on võimalik erinevates kohtades paiknevaid faile, viiteid jne. otsida. Zoho tarkvarapaketis on märksõnade lisamiseks allservas paiknev nupurida:

Nupureal on neli nuppu, millest

• esimene annab informatsiooni loodud faili kohta (kasutajad, muutmise ja loomis kuupäev jne.),
• teine võimaldab failisisest otsimist,
• kolmas on märksõnade lisamiseks/kustutamiseks ja
• neljas näitab faili staatust (jagatud, avalikustatud)

• Muudatuste jälgimine
  Arvutimaailmas oleme harjunud oma tegevusi tagasi võtma, siis kui miski läheb valesti või tuleb mõni parem mõte. Kuna tegemist on meeskonna töös valmiva dokumendiga, siis on eriarvamused kerged tulema ja sageli on vaja vaadata kes mida kirjutas. Ka Zoho Writeris on võimalik korraldusi tagasi võtta, kuid lisaks on võimalik jälgida, kes mida ja millal kirjutas/kujundas.

Ajavahemikus (valitud paremas servas) tehtud muudatused on esile tõstetud.

Zoho Sheet

ZohoSheet on tabelarvutusprogramm, mis lisaks tavapärastele tegevustele, võimaldab loodud või loomisel olevate tabelite jagamist, tabelite loomist meeskonnatööna ja nende avaldamist.

Ekraanipilt on vaikimisi jagatud kaheks osaks:

• „failipuu” ja
• redigeerimisaken.

Kommenteerimise või sünkroonse suhtlemise võimaluse kasutamisel on aken jagatud kolmeks, kusjuures parempoolses osas saab vahetada, kumb eelnimetatud võimalustest on avatud eespool olevas aknas.

Kommentaaride-suhtlemise akna avamiseks on paremas all nurgas vastavad nupud.

Valemite loomise reeglid on sarnased programmidele MS Excel ja Oo Spreadsheet.

Valemite loomiseks on vastav nupuriba, kuhu tuleb valem kirjutada (hiireklikk ja nooleklahvid ei toimi). Kui algandmed paikned erinevatel töölehtedel (valuutakursid.B2), siis tuleb valemisse kirjutada ka töölehe nimi, mis eraldatakse lahtri aadressist punktiga. Arvutustes saab kasutada nii suhtelisi, sega- kui ka absoluutseid aadresse.

Lahtrivormingute kasutamisvõimalused on piiratud, kuid kõik vajalik on olemas.

Ka enamkasutatavad funktsioonid toimivad nagu programmides MS Excel ja Oo Spreadsheet.

ZohoWriter’ile iseloomulikud omadused

• Kõikjalt redigeeritav
  Faili saab avada, töödelda ning jagada asukohast sõltumata.
• Failide jagamine (jaga, ära saada)
  Failide jagamine - kas ainult sõpradele või kõikidele.

Jagamisel:

• määratakse õigused - kes saab dokumenti ainult vaadata ja kes seda ka töödelda (Read Only, Read/write). Vastavalt sisestatakse e-posti aadressid,
• on võimalik valida, kas jagatakse tervet faili (Whole document) või mõnda töölehte (Specific Sheets), kusjuures osalisel jagamisel saab määrata, missugused õigused töölehtedel kehtivad,
• saada teade, kui faili on redigeeritud.

Vajadusel saab faili jagamise lõpetada.

• Sünkronne (reaalajas) koostöö ja suhtlemine
  Zoho's on võimalik sünkroonne suhtlemine nii meeskonnaga kui ka üks-ühele.
  Erinevate kasutajate tehtud muudatused on töölehel koheselt nähtavad.
• MS Excelis või OpenOffic’ga loodud failide import või eksport
  Kopeeri ja liimi või impordi faili Excelist või Oo SpreadSheed’ilt. Kui vaja, saad faili ka tagasi eksportida.

• Failide avaldamine (Publish)
  Kui on soov muuta oma töö kõikidele vaadatavaks, ka neile, kes ei ole Zoho kasutajad, siis on Zoho Writeris selleks parim moodus avaldamine. See annab ainult faili vaatamise õiguse, mitte redigeerimise võimalusi.

Avaldatud materjali saab kasutada omaette dokumendina (Public info), lisada materjal mõnele kodulehele või väljaspool Zoho’t olevasse ajaveebi.

Korralduse valimisel hoiatatakse, et avaldatud faile on võimalik märksõnu (Tags) kasutades leida otsingumootorite abil.

Zoho Show

Zoho Show on programm esitluste loomiseks.

• MS või OpenOffic’ga loodud failide import

Impordi faili MS PowerPoint’ist või Oo Impress’ist.

Kui fail on juba olemas, siis on võimalik see importida. Sobivad failivormingud on MS PowerPoint ( .ppt,  .pps) ja Oo Impress ( .odp,  .sxi) või avada, kui see on loodud ZohoShow’s.

ZohoShow’le iseloomulikud omadused

• Kõikjalt redigeeritav
  Faili saab avada, töödelda, jagada sõltumata asukohast.

• Failide jagamine (jaga, ära saada)
  Failide jagamine - kas ainult sõpradele või kõikidele. Jagamisel saab määrata õigused - kas dokumenti saab ainult vaadata või ka töödelda (Read Only, Read/write).
• Faili avaldamine (Public)
  Faili avaldamisel annab programm viite (Public URL), mille võib e-posti vahendusel saata kellelegi või lisada teises failis olevasse materjali.
• Esitluse lisamine oma Ajaveebi või kodulehele (Embed)
  Zoho Show’s loodud esitluse saab tõsta oma ajaveebi või kodulehele. Selleks on vaja kopeerida kood „Embed Slideshow” aknast ja liimida see sobivasse kohta.

• Märksõnade (Tags) lisamine
  Otsimise lihtsustamiseks saab kasutada märksõnu, millega esitlused varustatakse. Märksõnu saab lisada akna parempoolses osas, kus paikneb kolm nuppu: Slides, Notes, Tags. Nupp „Slides” võimaldab vaadata loodud slaide, „Notes” lisada slaidi juurde kuuluvat informatsiooni ja „Tags” on märksõnade lisamiseks.

• Ajastuse lisamine
  Esitlustes saab määrata slaidide vahetumise aja – antud programmis on võimalik määrata kõikidele slaididele võrdne kestus.

Kui eelolevas ülevaates ei ole vastust tekkinud küsimustele, siis Zoho tarkvarapaketis on küsimused/vastused lahendatud ajaveebi ja foorumi kasutamisega.

Zoho Ajaveeb

Zoho Ajaveebis on paketis olevate programmide õpetused, kasutajate kommentaarid, uute toodete reklaamid, aga ka zoho-meeskonna tutvustus.

Zoho Foorum

Kui tekib antud programmide kasutamisega probleeme, siis on võimalik kasutada Foorumit, kas vastuste leidmiseks või oma küsimuse esitamiseks.

Küsimuse tekkimisel postitada see vastava programmi foorumisse, mida näevad kõik registreerunud kasutajad ning kõik saavad abistada ja vastata küsimustele.

Zoho abimaterjalid veebis.